Cine este obligat să folosească sistemul e-Factura?
De la firme B2B până la tranzacțiile B2C, trecerea la factura electronică se face etapizat: 1 ian 2024 pentru relații între firme, 1 ian 2025 pentru vânzările către consumatori, cu excepții limitate.
Începând cu 1 ianuarie 2024, emiterea de facturi electronice prin sistemul național RO e-Factura a devenit obligatorie pentru toate persoanele juridice impozabile din România, inclusiv SRL-uri, PFA și profesii liberalesolo.ro. Cu alte cuvinte, orice firmă sau PFA care emite facturi către o altă firmă/PFA trebuie să transmită acea factură prin sistemul ANAF. Această măsură a fost introdusă prin OUG 120/2021 (aprobată prin Legea 139/2022) și actele normative subsecvente, ca parte a digitalizării și combaterii evaziunii fiscale. Inițial, din 2022, sistemul a fost obligatoriu doar pentru anumite situații (de ex. facturile către instituții publice – relația B2G – și pentru bunuri cu risc fiscal ridicat) și opțional pentru alte tranzacții. De la 1 iulie 2024, însă, a intrat în vigoare etapa decisivă: facturarea electronică a devenit efectiv obligatorie pentru toate tranzacțiile între persoanele impozabile din România (B2B)static.anaf.ro. Conform ANAF, de la această dată sunt recunoscute ca facturi valide doar documentele emise, transmise și primite în format electronic structurat (XML) prin sistemul RO e-Factura static.anaf.ro. Practic, o factură pe hârtie sau PDF trimisă pe e-mail nu mai are valoare legală dacă nu este și înregistrată în e-Factura.
O altă noutate importantă este extinderea sistemului la vânzările către persoane fizice. Conform OUG 69/2024, de la 1 ianuarie 2025 facturarea electronică devine obligatorie și pentru tranzacțiile dintre companii și consumatori finali (B2C)termene.ro. În a doua jumătate a anului 2024, folosirea e-Factura pentru facturile către populație a fost opțională, însă din 2025 firmele care emit facturi către clienți persoane fizice trebuie să le transmită și prin sistemul RO e-Factura. Exemple: magazinele online, furnizorii de utilități sau orice firmă care vinde către populație cu factură fiscală vor trebui să folosească sistemul electronictermene.ro. Excepții: Nu toate vânzările către persoane fizice implică emiterea unei facturi fiscale – de exemplu, vânzările cu amănuntul acoperite de bon fiscal sau biletele de transport/evenimente nu necesită factură decât la cererea clientului. În aceste situații, dacă nu se emite factura, nu intervine obligația folosirii e-Factura. Însă dacă clientul solicită factură sau legislația impune emiterea ei, atunci din 2025 aceasta trebuie înregistrată în sistemul electronic.
În prezent, aproape toți operatorii economici care emit facturi sunt vizați, cu câteva excepții temporare. Organizațiile non-profit, ONG-urile, partidele politice și alte entități fără scop patrimonial nu au obligația transmiterii facturilor prin e-Factura în perioada 1 iulie 2024 – 30 iunie 2025startupcafe.ro. De asemenea, instituțiile publice care acționează exclusiv în calitate de autorități (nu ca operatori economici) nu emit facturi prin e-Factura. În schimb, toate firmele plătitoare de TVA și neplătitoare de TVA, PFA-urile și alte persoane fizice autorizate care desfășoară activități economice au obligația să folosească sistemul pentru facturile emise către parteneri economici. Dacă desfășurați activități scutite de TVA sau neimpozabile, obligația rămâne: odată ce emiteți o factură (chiar fără TVA), aceasta trebuie trimisă prin sistemstartupcafe.ro. Așadar, antreprenorii la început de drum – fie microîntreprinderi, fie PFA – trebuie să se conformeze și ei acestor reguli încă din prima zi de emitere a unei facturi către un client persoană juridică.
Termenele legale de transmitere
Din 1 iulie 2024, factura trebuie încărcată în SPV în maximum 5 zile calendaristice de la emitere – weekendurile și sărbătorile se numără!
- 5 zile calendaristice din ziua următoare emiterii – termen-limită de încărcare în SPV.
Transmiterea facturii în 5 zile calendaristice. Legea prevede un termen-limită clar pentru a urca factura emisă în sistemul e-Factura: începând cu 1 iulie 2024, orice factură emisă către o firmă sau PFA din România trebuie transmisă în SPV în cel mult 5 zile calendaristice de la data emiteriisolo.rostatic.anaf.ro. Atenție: se iau în calcul zilele calendaristice, deci în acest interval intră weekendurile și sărbătorile legalehotnews.ro (înainte de iulie 2024 se aplicau 5 zile lucrătoare, dar regula s-a schimbat). Cum se calculează termenul? Ziua emiterii facturii nu se socotește în cele 5 zile; termenul începe de a doua zihotnews.ro. Exemplu: dacă emiteți o factură pe 10 iulie 2025, prima zi de calcul este 11 iulie, iar până pe 15 iulie (inclusiv) factura trebuie încărcată în sistemul RO e-Factura. Practic, la miezul nopții din a cincea zi de la emitere, factura trebuie să aibă deja Viză de validare ANAF (sistemul validează și aplică automat semnătura electronică a Ministerului Finanțelor pe factura transmisăsolo.ro).
Sfaturi pentru respectarea termenelor: 5 zile calendaristice pot trece rapid, mai ales în perioade cu zile nelucrătoare la rând. Este recomandat să nu amânați transmiterea. Ideal, factura ar trebui urcată în aceeași zi sau în ziua următoare emiterii, pentru a evita orice risc. Utilizarea unui software de facturare integrat cu e-Factura (cum este modulul dedicat din Taschi CRM) vă poate ajuta enorm: sistemul va transmite automat facturile la ANAF imediat ce le emiteți, fără efort suplimentarsolo.ro. Astfel, eliminați grija depășirii termenului legal din neatenție sau din cauza volumului de muncă.
Amenzi și sancțiuni
Întârzierea sau neutilizarea e-Factura poate costa între 1.000 lei și 10.000 lei, plus un posibil 15 % din valoarea facturii dacă nu este transmisă prin sistem.
Firme mici / PFA
1.000 – 2.500 lei
Contribuabili mijlocii
2.500 – 5.000 lei
Contribuabili mari
5.000 – 10.000 lei
15 % din valoarea facturii pentru netransmitere (emis ⌄ recepționat în afara sistemului).Amenzi pentru transmiterea cu întârziere a facturilor.
Nerespectarea termenului de 5 zile pentru încărcarea facturii în sistem constituie contravenție și se sancționează cu amendă. Cuantumul variază în funcție de mărimea contribuabilului, conform legii (art. 131 din OUG 120/2021, introdus prin Legea 296/2023):
- 1.000 – 2.500 lei – în cazul celorlalte persoane juridice (firme mici/microîntreprinderi) și PFAstatic.anaf.ro. Amenda se aplică o singură dată pe lună pentru toate întârzierile cumulatesolo.ro.
- 2.500 – 5.000 lei pentru contribuabilii mijlociistatic.anaf.ro
- 5.000 – 10.000 lei pentru contribuabilii maristatic.anaf.ro
Sancțiuni dure pentru netransmiterea facturii (neutilizarea sistemului).
Legea penalizează și situația mai gravă în care o firmă nu transmite deloc factura prin e-Factura, continuând să folosească doar format tipărit sau PDF trimis direct clientului. Din 2024, o asemenea practică este considerată o încălcare serioasă. Amenda este substanțială: 15 % din valoarea totală a facturii respectivestatic.anaf.rostatic.anaf.ro. Aceeași amendă de 15 % se poate aplica și beneficiarului care acceptă factura neînregistrată și o contabilizează, deoarece și primirea și înregistrarea de către destinatar a unei facturi B2B în afara sistemului e-Factura este interzisăstatic.anaf.rohotnews.ro.
Consecințe fiscale și comerciale
- Factura nu este recunoscută legal. Așa cum am menționat, din iulie 2024 autoritățile consideră factură validă doar cea primită prin sistemul RO e-Factura hotnews.ro. Un PDF trimis pe email sau o hârtie înmânată fără a fi înregistrată în SPV “nu reprezintă nimic” din punct de vedere fiscalhotnews.ro. În consecință, clientul nu are obligația legală să plătească o astfel de “factură” neintrodusă în sistem – practic, documentul nu există oficial. Acest lucru poate afecta grav fluxul de numerar al furnizorului care omite raportarea: partenerul de afaceri poate refuza plata până ce primește factura prin canalele legale.
- Cheltuiala nu este deductibilă pentru cumpărător. Dacă dvs. ca beneficiar primiți o factură de la un furnizor care nu a încărcat-o în e-Factura, nu veți putea să o înregistrați ca și cheltuială deductibilă în contabilitatestartupcafe.ro. ANAF a clarificat explicit: după 1 iulie 2024, o factură primită fizic dar neinclusă de furnizor în sistem nu poate fi dedusă la calculul impozitului sau al TVA de către cumpărătorstartupcafe.ro. Asta pune presiune pe firme să se asigure că toți furnizorii lor folosesc e-Factura – altfel, pierd dreptul de deducere și riscă și amenda de 15 % dacă o înregistrează.
Cum vă ajută Taschi CRM la transmiterea și gestionarea e-Facturilor
Implementarea e-Factura poate părea dificilă pentru un antreprenor la început: implică exportul facturii în format XML, încărcarea manuală în SPV, verificarea statusului etc. Taschi CRM simplifică radical acest proces printr-un modul dedicat e-Factura integrat direct în platformă. Iată cum funcționează și ce beneficii oferă:
- Transmiterea automată a facturilor emise. Atunci când emiteți o factură de vânzare în Taschi CRM, sistemul o trimite automat către ANAF prin integrarea e-Factura…
- Recepționarea automată a facturilor de la furnizori. Modulul e-Factura din Taschi CRM nu doar emite, ci și primește automat facturile electronice pe care alți furnizori vi le trimit prin sistem…
- Înregistrare automată în modulul de Cheltuieli. Odată preluată prin integrare, fiecare factură primită…
- Disponibil gratuit în orice pachet Taschi. Modulul e-Factura din Taschi CRM este oferit gratuit…
Alte beneficii oferite de Taschi CRM în privința facturării
- Emitere rapidă de documente fiscale și comerciale: Cu Taschi puteți emite un număr nelimitat de facturi fiscale…
- Organizare ușoară a încasărilor și plăților: Taschi CRM centralizează toate facturile…
- Automatizarea procesului de facturare: Taschi oferă instrumente de automatizare…
- Flux de vânzare integrat cu facturarea: Taschi CRM leagă componenta de facturare de celelalte aspecte…
Concluzie. Digitalizarea e-Factura este inevitabilă, iar un CRM potrivit, precum Taschi, poate transforma obligația legală într-un proces ușor și rapid.
